Existe un concepto cada vez más asumido en los ámbitos empresariales y/o organizativos centrado en el hecho de que a menudo las reuniones, entendidas como discusiones síncronas con más de 3 personas, tienden a ser por lo general, una pérdida de tiempo.
A menudo no tomamos en cuenta que existen muchas otras formas mejores y sobre todo, más eficientes, de llevar a cabo tareas de coordinación.
La evidencia la tuvimos durante la pandemia: cuando comenzó, en la época de los confinamientos más rigurosos, trasladamos toda nuestra actividad a la red, y comenzamos a utilizar herramientas como Teams, Zoom, Meet, Webex y otras como si no hubiera un mañana. La razón era clara: aunque estuviéramos trabajando (y de hecho, lo más habitual es que las personas trabajasen más, no menos, durante ese período), teníamos la impresión de nadie nos veía trabajar, y por tanto, buscábamos formas de «demostrar» que estábamos haciendo algo.
El problema se multiplicaba exponencialmente a medida que escalábamos en la pirámide jerárquica: para muchos directivos, la pandemia significó estar metido en reuniones casi constantemente, una detrás de otra, hasta límites completamente absurdos. Posteriormente se constató que era mucho más eficiente coordinarse a través de herramientas asíncronas, (creo que no es necesario distinguir entre lo síncrono y lo asíncrono) que hacerlo en interminables reuniones. Recordemos que en la práctica en las reuniones online se incrementa sustancialmente el % de personas que tienen a dedicarse a hacer otras cosas.
Cuando empezamos a superar los efectos de la pandemia algunas organizaciones desarrollaron nuevos modelos de relación llegando incluso a implantar los modelos de “cero reuniones”. En este caso lo que se promovía era escribir o gravar mensajes con objeto de que los miembros del equipo pudieran acceder a ellos cuando lo considerasen conveniente y centrarse en aquellos contenidos de su interés.
La evidencia es la de que la reducción del número de reuniones y también del número de participantes es claramente positivo. Las relaciones entre las personas, la comunicación, el nivel de cooperación, la implicación, la productividad y la satisfacción, todas ellas mejoran significativamente. En un contexto en el que, a pesar de la involución/vuelta atrás que estamos viviendo, los modelos de trabajo distribuido o hibrido comienzan a formar parte del paisaje. Disponer de días «libres de reuniones» favorece enormemente la planificación de los trabajadores, y obliga a buscar otras formas de coordinarse que, simplemente, resultan ser, al cabo de muy poca práctica, mucho más productivas. La idea final es la de reducir el número de reuniones y sobre todo aquellas que pueden ser fácilmente sustituibles por metodologías de coordinación alternativas.
¿Quiere decir esto que no debemos tener ninguna reunión? Obviamente no. Se trata de utilizar el tiempo en común en la forma más adecuada posible. Es absurdo utilizar ese tiempo juntos para pasar una presentación, intercambiar datos o hacer cosas que habría sido mucho más productivo intercambiar antes. De hecho, muchas organizaciones han aprendido a utilizar el tiempo juntos para cosas completamente distintas y mucho más enfocadas a lo puramente social, como mejorar la interacción, conocerse mejor o, simplemente, divertirse y crear cultura de grupo.
Finalmente, va a resultar que las reuniones eran simplemente una forma de «comparecer», una especie de rito oficializado por una “cultura del control” que en la práctica no tienen otro sentido que consolidar un concepto de jerarquía poco adaptado a las necesidades de hoy. Y ha tenido que llegar una pandemia para que nos diésemos cuenta de ello, e intentemos empezar a ponerles coto. Veremos qué pasa cuando muchas organizaciones que implantan el criterio de reuniones cero muestran mejoras importantes de productividad. “Cada ola que rompe en la orilla le dice a la siguiente ola, que detrás viene otra más”. Así comienza Every breaking wave , de los irlandeses U2.
Nota final: Estas reflexiones están inspiradas en un texto de Enrique Dans accesible en Las reuniones como enemigas de la productividad » Enrique Dans
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