Trabajo en una organización vinculada al sector público en la que, como muchas otras, nos enfrentamos a grandes cambios y estoy constatando que debo de mejorar en mi capacidad de eficiencia y en la de mi equipo. ¿Me puede orientar? Marta M. (Bilbao)
He estado revisando mi blog y he constatado que a pesar de que escrito en repetidas ocasiones sobre la eficiencia organizativa no lo he hecho sobre la de carácter personal. Marta te agradezco esta oportunidad y espero que mis comentarios sean de tu interés.
He aquí las consideraciones que deberías de tomar en cuenta si quieres conseguir tu objetivo de mejora personal.
Construye un sistema en el que puedas confiar
El objetivo es conseguir dar con un sistema de productividad en el que te encuentres cómoda pero que al mismo tiempo te exija un cierto compromiso. Saber que cualquier cosa que anotemos en nuestro sistema, se hará cuando corresponda. Esto nos permitirá liberarnos del estrés. La productividad personal se basa más en los hábitos y en la reeducación del comportamiento que en la tecnología. No es necesario volverse loco con la tecnología, a pesar de los cientos de aplicaciones que existen. Ésta, por sí misma, no es más que una fuente adicional de distracción.
Acostúmbrate a planificar a medio plazo
El hábito de planificar es fundamental ya que sin un plan es prácticamente imposible conseguir cualquier objetivo. Tener un plan es la única manera correcta de poder saltártelo. Saber dónde no estamos, es la única manera de determinar lo que necesitamos conseguir. Prueba a irte de vacaciones a un sitio sin haber planificado nada y perderás muchísimo más tiempo que llevando un plan, aunque al final acabes saltándotelo casi siempre. Hay quien dice que la planificación ahoga la creatividad. Es mentira. Aunque todos tenemos formas y hábitos personales creo que una cierta planificación va a permitir a tu mente estar tranquila y despejada, paso imprescindible para que consigas ser más eficiente.
Haz primero las cosas más importantes aunque sean menos apetecibles
Y, añado, las cosas más importantes son las que contribuyen a que tus planes avancen. Asegúrate de que avanzas en la dirección que te has fijado y trata de compatibilizar esto con las urgencias diarias, o los inevitables imprevistos. Nadie está libre de estos inconvenientes y, sin embargo, todos conocemos personas que consiguen cosas, independientemente de las dificultades. La diferencia fundamental estriba en que hacen lo que deben y no “lo que les apetece”. Diversos estudios psicológicos han demostrado que las personas que no son capaces de diferir una gratificación inmediata de niños (un caramelo) tienen muchas dificultades para conseguir objetivos a largo plazo a lo largo de su vida adulta. Evita comerte el caramelo que tienes a mano, si esto te permitirá probar una ración de tu tarta favorita después de comer. En el pasado a esta forma de actuar se le denominaba disciplina.
Divide la gran tarea en porciones más pequeñas y alcanzables a corto plazo.
Un proyecto, objetivo o tarea puede diseccionarse en otras más pequeñas y alcanzables a corto plazo. Un proyecto no es más que una serie de acciones orientadas a un único fin. Aprende a gestionar tus metas como proyectos. Utiliza el “calendario inverso”, es decir, visualiza el fin del proyecto y desglosa, del fin al principio, las acciones necesarias para llegar a ese punto. Una vez hayas analizado las acciones que componen tu proyecto, intégralas en tu día a día, de tal manera que, poco a poco y sin darte cuenta, acabarás consiguiendo tus metas por muy complicadas que parezcan.
Evita la multitarea o lo que es lo mismo hacer 5 cosas al mismo tiempo
Ni siquiera las mujeres sois capaces de hacer varias cosas a la vez. Evita redactar un documento mientras hablas por teléfono o simplemente tener abiertas cinco sesiones del explorador con los diferentes artículos que estás leyendo. Lo único que vas a conseguir con la multitarea es hacer peor todas las tareas que estás haciendo incrementando la mediocridad. La mente humana, hasta que no se demuestre lo contrario, es monotarea. Enfocarte en lo tarea que estás haciendo hoy es fundamental para hacerla bien.
Siempre es momento de pasar a la acción
Se aprende cuando hacemos las cosas. Aprender y no poner en práctica lo que aprendes no deja de ser una manera más de procrastinar, es decir, diferir el momento de hacer. No esperes a tener un máster en gestión de proyectos para empezar a planificar, no esperes a ser un experto en GTD para ser más productivo. Empieza desde ya a aplicar lo que sabes y ya lo irás mejorando en base tanto a tu propia experiencia como al nuevo conocimiento que vayas adquiriendo. Equivocarte, a pesar de lo mal tolerado que está, sobre todo en el ámbito profesional, es un paso imprescindible para evolucionar. Sin errores no hay mejoras.
Sé asertiva. Aprende a decir no y a salir de tu zona de confort
Ser asertiva consiste en expresar tus pensamientos y emociones de manera directa, defendiendo tu espacio, sin avasallar a los demás. Establece el justo equilibro entre el respeto por ti misma y el respeto a los demás. Aprender a decir “no” es un elemento clave en la productividad si no quieres estar a merced de los demás. La comodidad es enemiga de la mejora continua, de la evolución y ni hablemos de la revolución. Atreverte a hacer cosas nuevas te permitirá evolucionar. Toda actividad que ensanche tus límites, amplía el diámetro de tu “círculo de influencia”, a pesar del malestar que nos produzca inicialmente. Un hábito tarda en fijarse veintiún días (tres semanas) aproximadamente. Ten por seguro que ciertos hábitos productivos no son fáciles (revisiones diarias, semanales, hacer primero lo más desagradable, decir no, etc.) pero si no los incorporas a tu vida, no conseguirás nada. Recuerda siempre que es de locos esperar resultados diferentes haciendo lo mismo de siempre.
Crea hábitos centrados en evaluar lo que consigues
Lo que no es medible no es mejorable o en otras palabras resulta muy difícil saber si vamos en el camino adecuado si de vez en cuando no revisamos lo que hemos hecho y lo que hemos alcanzado. Cada nivel de perspectiva requiere un tipo de revisión. Así, tu día a día requiere de una revisión diaria que harás antes de finalizar tu jornada, tus proyectos deberás revisarlos semanalmente y la dirección que toma tu vida (personal, profesional, etc.) puedes revisarla cada x meses, etc.
Y por último, busca referentes. Busca, acércate y copia el comportamiento de las personas que consiguen resultados y adáptalo a tu propio estilo personal. Habla con ellos, aprende de ellos. Los errores y fracasos, a pesar de ser necesarios para evolucionar, pueden evitarse aprovechando la experiencia de los otros. Intenta ser productiva o eficiente incluso en este punto.
Os recuerdo que si queréis alguna orientación sobre el desarrollo de vuestra trayectoria profesional podéis acceder a la sección Orienta de este blog
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