Me considero un buen profesional. Sin embargo nunca he sabido dar muy buen feedback a mis colaboradores. No se utilizar el e-mail. Creo que es un ámbito en el tengo mucha capacidad de mejora. ¿Qué puedo o debo hacer? Marcus L. (Vilasar de Mar)
Cuando se trata de alguna comunicación delicada –por ejemplo, dar y recibir feedback u opinión– el correo electrónico parece convertirse en una especie extraña de kryptonita. ¿Cuántas veces has recibido una crítica mal redactada que le provocó un ataque de ira? ¿Cuántas veces has enviado una evaluación sosegada a otra persona solo para que esta le responda con una indignación desproporcionada? ¿Qué tiene el correo electrónico que nos vuelve tan ineptos socialmente?
La raíz del problema es la falta de señas sociales. Normalmente, cuando nos comunicamos con otra persona cara a cara, e incluso por teléfono, percibimos aspectos como las expresiones faciales, gestos, posturas y el tono de voz. Después, y a partir de esa información, interpretamos de un modo u otro la información recibida. Sin embargo, cuando nos comunicamos por correo electrónico no existe ese bucle de retroalimentación social. Esto provoca lo que el psicólogo Daniel Goleman denomina un «sesgo de negatividad» natural hacia el correo electrónico.
Goleman sostiene que si el emisor percibe un correo electrónico como positivo, entonces el receptor normalmente lo percibirá como neutro. Y si el emisor percibe el mensaje como neutro, el receptor lo interpretará habitualmente como negativo. En otras palabras, el correo electrónico se parece en realidad a la kryptonita. Es como si cada mensaje que se envíe reduzca automáticamente un par de grados su positividad antes de que lo reciba otra persona.
Para mejorar en tu capacidad de dar feedback puedes tomar en consideración los siguientes aspectos:
– Empieza con agradecimientos. Cuando se critica algo o alguien, el primer paso es ser amable. A nadie le gusta encajar un golpe de negatividad desmedida directo desde su bandeja de entrada. Expresar agradecimiento y decir «gracias» representa una de las maneras más sostenibles de motivar a tus colaboradores y de impulsar su compromiso y su productividad. Intenta empezar el correo electrónico dando algun feedback positivo. Por ejemplo reconociendo algún aspecto del trabajo ya realizado por el receptor. El inicio puede ser algo tan sencillo como: «¡Gracias por entregar esto tan rápido!» o «Lo que has hecho proporciona un excelente punto de partida para nuestra reunión»
– Da instrucciones concretas y factibles. Proporciona observaciones claras y constructivas centradas en cómo se debe avanzar. Evita las críticas generales y busca indicaciones concretas. Por ejemplo, en vez de «esta presentación es demasiada larga», expresa lo siguiente: «Esta presentación avanza en la dirección correcta, pero si puedes reducirla a un máximo de 10 diapositivas seguro que nuestro auditorio lo agradecería».
– Evita los imperativos. A las personas les gusta sentir que tienen autoridad y control sobre su trabajo. Por eso, las frases imperativas como «haz esto», «ve allí» y «acaba aquello» les convierten en peones que siguen órdenes. Cuando valores un trabajo delicado, intenta convertir en un hábito el uso de tiempos condicionales: «Podrías…», «Que te parecería si…». Parece un cambio mínimo en la forma de expresarse, pero sin embargo transmite una perspectiva totalmente distinta. Tus colaboradores te lo agradecerán.
– Destaca los avances. Al cerebro humano le gusta experimentar la sensación de avance, de que las cosas van terminándose. Tú mismo estás mas motivado cuando ves la línea de meta. Incluso si todavía falta para el final de un proyecto, plantear una petición a fin de completar un hito intermedio o cerrar un paso necesario puede resultar útil. El objetivo es ubicar dicha petición sobre una línea temporal y mostrar el avance que implica para que la persona afectada entienda lo siguiente: «Si hago esto, avanzaremos»
– Utiliza la palabra «aún». Otro consejo para valorar y juzgar el trabajo ajeno es emplear la palabra «aún» siempre que sea posible. Analiza estas dos expresiones: «Estos diseños no cumplen con lo que yo quiero» y decir «Estos diseños aún no cumplen con lo que esperan de nosotros». Como argumentan muchos profesionales esta palabra puede ser significativa para situar a nuestro interlocutor en un proceso de desarrollo y aprendizaje. Elimina la negatividad de un mensaje.
Debes empezar a preocuparte de evitar esta negatividad y desarrollar mensajes positivos. El buen feedback siempre contiene elementos de este orden. Lograras mejores resultados si sabes utilizar y usar adecuadamente el componente emocional en tus mensajes. Aunque puede no parecerte adecuado, dedicar un tiempo a mostrar empatía e incluir palabras de ánimo en los correos electrónicos realmente hará que incrementes su eficacia.
Te deseo muchos éxitos en tu trayectoria profesional.
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